De zorg verandert sneller dan ooit. Technologische ontwikkelingen en innovatie (robotisering, cloudcomputing, gentechnologie, AI, VR, big data) openen de deur voor slimme applicaties, behandelmethoden en communicatiewijzen die de patiënt meer regie geven over zijn of haar eigen gezondheid en de organisatie meer datagedreven maken. 

Maar  om de vruchten te kunnen plukken van nieuwe mogelijkheden is vaak verandering nodig. En daar wringt soms de schoen.  De onderstaande stappen uit het model van Kotter bieden handvaten om te komen tot succesvolle verandering. 

Het model van Kotter “voor de zorg”.

De Amerikaanse bedrijfskundige John Kotter kwam er door eigen onderzoek achter dat verandering binnen organisaties vaak een lastige kwestie is. Zo’n 30 procent van de innovaties sneuvelt doordat de implementatie fout gaat. Om de kans op succes te vergroten, biedt het Kotter-model nuttige aanknopingspunten. Tijd om eens te kijken hoe de 8 stappen van het model verandering in de zorg kunnen stroomlijnen. 

Fase 1: Bewustwording 

1. Urgentie creëren 

De eerste stap is het creëren van urgentie. Waarom moeten we veranderen? En wat leveren de veranderingen op, zowel voor zorgmedewerkers als patiënten? Focus in deze fase vooral op het aanwakkeren van enthousiasme en positiviteit. Dat doe je bijvoorbeeld door de ervaren meerwaarde van de verandering te belichten in de vorm van mooie en leerzame video’s en infographics. Het is goed te weten dat de gevoelde meerwaarde niet alleen bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit (gain) kan zijn, maar ook het verminderen van ergenis (pain), zoals veel moeten administreren kan zijn. Het is goed te weten dat de gevoelde meerwaarde niet alleen bijvoorbeeld een nieuwe functionaliteit (gain) kan zijn, maar ook het verminderen van ergenis (pain), zoals veel moeten administreren. Emotie (see-feel-change) is in de urgentiefase belangrijker dan een zware nadruk op ratio (analyse-think-change).  

2. Mensen bewegen met een leidende coalitie 

Na het aantoonbaar maken van de urgentie, is het zaak om mensen in beweging te krijgen. Dat lukt het beste met een leidende coalitie, een groep enthousiaste en kundige mensen uit de volle breedte van de organisatie die een voortrekkersrol speelt bij het doorvoeren en sturen van de veranderingen. Daar moeten dus managers bij zitten, maar ook zorgmedewerkers en IT’ers. Ook een stuurgroep kan een belangrijke rol spelen in het omarmen van verandering, aangezien hierin idealiter een vertegenwoordiging vanuit de organisatie (opdrachtgever, senior vertegenwoordiger gebruikers) in zit. Nog een gouden tip rond deze stap: support van het hoogste management is een grote succesfactor voor het slagen van verandering. Zorg dus dat de RvB de verandering ondersteunt en dit uitdraagt naar de organisatie. 

3. Een visie en strategie ontwikkelen “binnen de zorg”

Veranderen zonder een achterliggende visie of strategie is vragen om problemen. Stel daarom de essentie van de verandering(en) vast. Waar gaan we naartoe en hoe komen we daar? Door een duidelijke visie te formuleren, wordt het duidelijk wat je binnen een bepaalde termijn wil bereiken. Daarnaast creëer je draagvlak voor verandering binnen de organisatie. 

Fase 2: Planning, strategie en visie “in de zorg”

4. Communiceren en zekerheid creëren 

Communiceer de verandervisie. Dit gaat niet alleen over het actief uitdragen van de verandervisie, maar betekent vooral dat je medewerkers vraagt naar hun meningen en zorgen over de op handen zijnde veranderingen. Wanneer eerdere veranderingen  niet succesvol zijn gebleken, kan dit een grote impact hebben op de veranderbereidheid binnen de organisatie. Dit is belangrijk om  te onderkennen. Wijs mensen op de voordelen van de nieuwe zorgtechnologie of nieuwe werkwijze. En laat zien welke problemen de veranderingen oplossen en hoe u aan de zorgen van medewerkers tegemoet komt. 

5. Obstakels verwijderen in de zorg

Zijn er nog obstakels die de gewenste verandering in de weg staan? Denk bijvoorbeeld aan zorgmedewerkers en patiënten die nog niet erg digitaal vaardig zijn. Of aan een conservatieve organisatiecultuur en werkplekindeling die niet passen bij je toekomstbeeld. Zorg dan voor een open dialoog dat barrières slecht en draagvlak voor verandering schept. Het inventariseren van risico’s en obstakels is een doorlopend proces, waar je het best mee kan starten vóór de uitvoeringsfase van het project. Hoe eerder je op de hoogte bent van risico’s en potentiële obstakels, hoe beter je hier op in kunt spelen.  

6. Korte termijn successen boeken 

Probeer binnen korte termijn al de eerste successen te boeken en zichtbaar te maken. Zulke ‘quick gains’ maken inzichtelijk wat er gebeurt en wat verandering concreet oplevert. Dit stimuleert het vertrouwen in de nieuwe visie en strategie. Denk bijvoorbeeld aan het vroegtijdig opleveren van een functionaliteit of mvp (minimum viable product). De agile manier van werken, waarin regelmatig opgeleverd wordt, sluit hier goed bij aan. 

Fase 3: Consolidatie en borging 

7. Verbeteringen bewaken en consolideren 

Successen op de korte termijn zijn slechts het begin van een geslaagd veranderingsproces. Een zorgorganisatie moet daarom continu blijven zoeken naar verbeteringen (continuous improvement). Belangrijk valkuilen op dit moment zijn het ontstaan van overmoed, hybride werkwijzes die ontstaan doordat de verandering nog niet volledig is doorgevoerd en een hoge werkdruk als gevolg hiervan. Juist nu is het op peil houden van de sense of urgency essentieel. Na meerdere successen zie je vaak dat verandering vruchten afwerpt en een meerderheid van de doelgroep de verandering ondersteunt. 

8. Veranderingen borgen 

Een verandering is niks waard als deze niet duurzaam is. Om een nieuwe werkwijze of product een vast onderdeel van de bedrijfscultuur te laten worden is het belangrijk dat de dagelijkse routines veranderen. Meet en evalueer voortdurend. Dit doe je door geregeld gesprekken te voeren met medewerkers en ook patiënten te vragen hoe ze nieuwe behandelmethoden en (digitale) hulpmiddelen ervaren.   

Binnen Medicine for Business hebben we zowel kennis en ervaring vanuit de technische aspecten van data en zorginnovatie binnen de zorg, als ook de ervaring om organisatie te ondersteunen bij succesvolle implementatie hiervan. Meer weten wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op.