Als rechtgeaarde filmliefhebber ken je ongetwijfeld Sergio Leone’s klassieke western ‘The Good, the Bad and the Ugly’. Deze epische vertelling gaat over de vrijbuiters Blondie (Clint Eastwood), Sentenza (Lee van Cleef) en Tuco (Eli Wallach), drie heerschappen die op zoek zijn naar een goudschat die begraven ligt op een afgelegen kerkhof. 

Naar analogie van de drie hoofdpersonages kun je ook reports indelen in dezelfde drie categorieën. Maar wat maakt een report of dashboard nou goed, slecht of lelijk? Bij Medicine for Business zijn we aan de slag gegaan met het vergelijken van reports. In dit artikel laten we zien wat je wel, maar vooral ook niet moet doen als je een report maakt. 

The Good

Reports zijn een enorm handige manier om complexe informatie snel inzichtelijk te maken, zeker als je ze vervaardigt in een professioneel datavisualisatieprogramma als Power BI. Een report speelt in op een belangrijk biologisch kenmerk van de mens: we zijn visueel ingestelde wezens wier belangrijkste zintuigen de ogen zijn. 

Toch is het in de praktijk niet altijd gemakkelijk om een goed en overzichtelijk report te maken. Er liggen best wel wat valkuilen op de loer. Denk bijvoorbeeld aan een te hoge informatiedichtheid, verkeerd kleurgebruik of een onduidelijk onderscheid tussen de verschillende categorieën die in een report terugkomen.

Een report dat thuishoort in de categorie ‘The Good’, en ongetwijfeld Clints instemming zou hebben, voldoet aan een aantal belangrijke voorwaarden, die we eerst illustreren in Figuur 1. 


Figuur 1. Eerste voorbeeld van een goed report: wereldwijde temperatuursverandering over de jaren heen.

 

  • Het report bevat duidelijke navigatieknoppen. Het moet voor de gebruiker gelijk duidelijk zijn hoe hij over- of terugschakelt naar een volgende of vorige pagina en weer terugkomt bij ‘home’.
  • Voeg drill-downs toe zodat de lezer diepgaande informatie over de getoonde materie kan krijgen. Maak je bijvoorbeeld een report dat de langjarige gemiddelde wereldtemperatuur in kaart brengt? Kies dan voor een grafiek met temperaturen per jaar, maar voeg ook drill-downs toe die de gebruiker in staat stellen om in dezelfde grafiek een niveautje lager te kijken. In dit geval zijn dat dus de temperaturen per maand of dag.



    Figuur 2.Downdrill van temperatuur per jaar naar temperatuur per maand in 2013.
  • Geef je gebruikers zoekopties d.m.v. slicers en een zoekknop. Zo kunnen mensen die bijvoorbeeld alleen de temperaturen in Azië, Australië of Nieuw-Zeeland willen zien snel en gemakkelijk de voor hen relevante informatie vinden. Ook een resetknop is een handig extraatje als je veel slicers tegelijkertijd gebruikt. Zo hoef je als gebruiker niet voortdurend alles handmatig terug te zetten.


Figuur 3. De slicers en zoekknoppen in actie.

Figuur 4 is ons tweede voorbeeld van een goed report dat we nader toe zullen lichten. 


Figuur 4. 
Tweede voorbeeld van een goed rapport met financiële opbrengsten.

  • Zorg voor de juiste hoeveelheid informatie in visuals. Overdaad schaadt. Stop je te veel info in een report of dashboard? Dan verliest de gebruiker het overzicht en zijn gegevens lastig te interpreteren.
  • Zet visuals in de juiste volgorde. We lezen van links naar rechts en van onder naar boven. De belangrijkste visuals staan dus linksboven, terwijl de triviaalste informatie een plekje rechtsonderaan het scherm krijgt.
  • Kies voor hiërarchische slicers. Dit komt bijvoorbeeld neer op één slicer die de categorieën jaar-kwartaal-maand bevat, in plaats van drie losse slicers.
  • Gebruik de functionaliteiten ‘uitlijnen’ en ‘distribueren’ om ervoor te zorgen dat alle informatie in het report uitgelijnd en netjes verdeeld is.

The Bad

We weten nu dus hoe een goed report eruitziet. Maar hoe zit het met ‘The Bad’? Hoe herken je een slecht report? Het belangrijkste kenmerk van een goed report is dat het leesbaar en overzichtelijk is. Te veel informatie op een pagina stoppen is dus een absolute no-go. 

Maar er is nog wel een paar extra kenmerken waar je een slecht report aan herkent, wat we zullen toelichten aan de hand van Figuur 5.


Figuur 5. Voorbeeld van een slecht verkoopreport.

  • Er is te weinig onderscheid tussen de gebruikte kleuren en visualisaties. Hierdoor lijkt het vaak alsof andere informatie met dezelfde kleur is gelabeld. Erg verwarrend en enorm frustrerend voor de gebruiker! Een tip van ons: kies in je thema zes kleuren die elkaar complimenteren en zorg voor kleurverloop in de gebruikte tinten.
  • Taart- en donutdiagrammen zijn populaire visualisatievormen. Een veelvoorkomend probleem is wanneer die diagrammen geen waardelabels bevatten, ze natuurlijk hun waarde en zeggingskracht verliezen. 
  • Kies de juiste visual bij hetgeen je wilt laten zien. Onze tip: data met categorische groepen lenen zich het beste voor taart-, donut- of staafdiagrammen, treemaps en spreidingsdiagrammen. Kies bij numerieke data voor lijngrafieken of KPI’s. 
  • Dubbele informatie. In het bovenstaande report staat de omzet per klanttype bijvoorbeeld twee keer vermeld. Dat schept verwarring. Kijk dus altijd goed of je categorische groepen kunt gebruiken (of maken) boven dezelfde informatie.

The Ugly

Al heb je qua informatie nog zo’n goed en degelijk report: als de visualisatie net zoveel uiterlijke onvolkomenheden heeft als Tuco, zal de gebruiker er toch niet blij van worden. Het maken van een visueel aantrekkelijk report is lastiger dan je denkt. Vooral kleurenthema’s kunnen je report maken of breken. Wij tonen je in Figuur 6 hoe het vooral niet moet.


Figuur 6.
 Voorbeeld van een report dat niet moeders mooiste is.

  • Lelijke dashboards en reports zijn kleurtechnisch vaak een rommeltje. De basiskleur is niet complimenteus, terwijl er ook geen goede kleuren zijn om verschillende categorieën van elkaar te onderscheiden. Bepaalde visuals zijn door het verkeerde kleurgebruik amper lees- en interpreteerbaar.
  • De visuals zijn niet goed uitgelijnd en hebben allemaal een ander formaat. Rommeligheid en onoverzichtelijkheid troef dus.
  • De titels zijn te technisch, inconsistent, nietszeggend of afgesneden.

Medicine for Business helpt je visueel op weg

Reports zijn krachtige visuele tools die het overbrengen van complexe informatie vergemakkelijken. Maar dan moet je ze wel in de juiste vorm gieten en een aantrekkelijk uiterlijk meegeven. Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Bij Medicine for Business verstaan we de kunst om met tools als Power BI goede reports en dashboards te maken. Meer weten? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.